Кому действительно необходимо включать продукты в Реестр ПО и, если нужно, то что учесть при подготовке к включению в Реестр?

— Для чего изначально был создан Реестр ПО?
— Правила ведения Реестра были утверждены еще в 2015 году, сам Реестр начал функционировать с 2016 года. Изначально он был создан для ограничения закупок со стороны государственных и муниципальных заказчиков: они могли осуществлять закупку преимущественно того программного обеспечения, которое включено в Реестр, а иностранные продукты попадали на рассмотрение только если в Реестре не существовало «российских» аналогов. Государство при этом имело две основные цели: с одной стороны, введение новых IT решений в государственные органы власти, а с другой — государственная поддержка отечественных разработчиков.

К слову, на текущий момент крупные коммерческие компании в тендерной документации также указывают обязательное требование о включении продукта в Реестр.

— Что поменялось в 2021 году?

— С 2021 года значение Реестра кардинально изменилось в связи с поправками в налоговое законодательство.

Федеральным законом от 31 июля 2020 г. № 265-ФЗ в Налоговый Кодекс Российской Федерации введено новое правило, согласно которому с 1 января 2021 года не подлежит обложению НДС реализация на территории РФ исключительных прав или прав использования на программы для ЭВМ и базы данных, включенные в Реестр российского ПО. Исключением из этого правила являются случаи, когда передаваемые права предоставляют их приобретателю возможность распространять рекламу в сети Интернет, получать доступ к такой информации, размещать в сети Интернет предложения о приобретении или реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав, осуществлять поиск потенциальных клиентов или заключать сделки (например, рекламные сервисы и маркетплейсы не попадают под льготу, что нужно учитывать).

В отличие от прошлой редакции, сейчас в Налоговом Кодексе нет требования о заключении именно лицензионного договора или договора на отчуждение исключительных прав, договор может быть любой, главное — чтобы по нему передавались исключительные права или права использования. Например, под льготу теперь попадает и предоставление удаленного доступа к программному обеспечению через сеть Интернет по договорам SaaS (Software as a Service), чего не было ранее и что вызывало множество споров среди юристов.

Как и ожидалось, желая сохранить льготу по НДС, компании — правообладатели программного обеспечения с середины 2020 года стали массово подавать заявки на включение своих продуктов в Реестр, настолько увеличив нагрузку на оператора Реестра, что даже программа приема заявок периодически не справлялась и давала технические сбои, а сроки рассмотрения заявлений нарушались. Стоит отметить, что вопросом внесения в Реестр озаботились даже те компании, для которых лицензирование программ для ЭВМ не является основным направлением деятельности, не разобравшись до конца в том, что льгота по НДС, как и раньше, действует лишь в отношении предоставления прав на ПО, а не в отношении любых хозяйственных операций.

В большом наплыве желающих есть и свои плюсы — за прошедший год процедура включения в Реестр изменилась, стала более прозрачной и удобной, обновился официальный сайт Реестра и формы заявлений, для проведения экспертизы заявляемых продуктов была привлечена сторонняя организация Центр компетенций по импортозамещению в сфере ИКТ (ЦКИКТ), что позитивно сказалось на сроках рассмотрения заявлений и свело к минимум риск конфликта интересов.

Таким образом, на текущий момент можно выделить несколько наиболее часто встречающихся ситуаций, когда внесение продукта в Реестр действительно необходимо: 1) компания планирует предоставлять права на программный продукт государственным или муниципальным заказчикам; 2) компания участвует в тендерах крупных коммерческих компаний, которые все чаще добавляют в требования закупок именно наличие продукта в Реестре; 3) компания желает применять льготу по НДС для договоров о предоставлении прав на программное обеспечение, при этом остальные операции не будут освобождаться от НДС при отсутствии иных льгот.

Если вы поняли, что вам действительно нужно внести свой продукт в Реестр, то на данном этапе необходимо выяснить, соответствует ли ваш продукт и сама компания-правообладатель требованиям, установленным Реестром.

— Какие требования предъявляются к правообладателям программного обеспечения для включения программного обеспечения в Реестр?

— Итак, главное требование, которое предъявляется к правообладателю — преобладающее, т. е. более 50% участие Российской Федерации (граждан Российской Федерации) в компании. Примечательно, что внесение продукта в Реестр предоставляет налоговую льготу, между тем в требовании о российском участии говорится именно о гражданах Российской Федерации, а не о налоговых резидентах Российской Федерации. Учитывается как прямое, так и косвенное участие, но в случае косвенного участия правообладателю придется предоставить полную цепочку владения с документальным подтверждением каждого звена такой цепочки. Если в этой цепочке есть иностранное звено, будьте готовы к тому, что в Реестр нужно будет предоставить документы и по иностранным участникам, а это значит, что в процесс подготовки нужно заложить время на получение документов из иностранных реестров, апостилирование и нотариальный перевод на русский язык. Кроме того, важно понимать, что в Реестр попадут все сведения о Ваших российских бенефициарах, вплоть до паспортных данных и ИНН (конечно, данные попадают не в публичный доступ, но это необходимо учитывать, особенно в контексте требований к владельцам так называемых контролируемым иностранных компаний (КИК).

— Какие требования предъявляются к программному обеспечению для включения в Реестр?

— Основные требования, которым должно соответствовать само программное обеспечение:

1. Программное обеспечение должно быть правомерно введено в гражданский оборот на территории Российской Федерации и свободно распространяться, а заявителю должны принадлежать исключительные права на такое программное обеспечение.

Это значит, что в Реестр включаются только уже готовые программы, принадлежащие правообладателю, которые свободно могут продаваться на территории Российской Федерации (не находящиеся в процессе создания или проходящие стадию тестовой/опытной эксплуатации), а правообладатель должен этот факт документально подтвердить. Для подтверждения обычно направляются внутренние документы компании — для служебных произведений (приказы, акты сдачи-приемки и пр.) или документы, на основании которых компании были переданы исключительные права на продукт (договоры на отчуждение исключительных прав, договоры на разработку)

Для проверки «юридической чистоты» продукта также предоставляется список сторонних компонентов, используемых в продукте. В продукте не должны использоваться компоненты, распространяемые на основании копилефтных лицензий (copyleft open source licenses), или использование которых запрещено на территории Российской Федерации или отдельных ее субъектов (например, Республика Крым, Севастополь, что особенно актуально в период санкций). Иногда это требование можно обойти, например, если такие компоненты в программном обеспечении есть, но они не являются ключевыми и могут быть легко заменены, но с большой долей вероятности этот вопрос заинтересует эксперта Реестра, который будет обрабатывать Ваше заявление.

Заявители часто предоставляют недостаточный комплект документов, подтверждающий принадлежность исключительных прав (особенно в случаях, когда программный продукт является самостоятельной разработкой компании), или пренебрегают предварительной проверкой сторонних компонентов, используемых в продукте. Как бы очевидно ни звучали указанные требования, но именно по данному критерию происходит больше всего отказов в регистрации.

2. Общая сумма выплат по лицензионным или иным договорам, связанным с программным обеспечением, в пользу иностранных юридических лиц и (или) физических лиц должна составлять менее 30% выручки, полученной правообладателем за истекший календарный год в качестве вознаграждения за предоставление права использования программного обеспечения на основании лицензионного или иного вида договора. Т.е., если в продукте используются платные иностранные компоненты, совокупная сумма платежей за их использование не должна превышать установленный лимит. Для подтверждения данного факта обычно прилагаются бухгалтерская выписка по строке соответствующего нематериального актива, копии договоров, платежные поручения и т. д.;

3. Сведения о программном обеспечении не составляют государственную тайну и программное обеспечение не содержит сведений, составляющих государственную тайну. Для подтверждения данного факта достаточно предоставить письмо на бланке организации, составленное в свободной форме, за подписью единоличного исполнительного органа компании;

4. Программное обеспечение не имеет принудительного обновления и управления из-за рубежа. Гарантийное обслуживание, техническая поддержка и модернизация программного обеспечения осуществляются российской коммерческой или некоммерческой организацией без преобладающего иностранного участия либо гражданином Российской Федерации (соответствующие сведения включаются в разрабатываемые документы).

Следует также иметь в виду, что для некоторых отдельных категорий программ (например, офисное ПО или ПО с функциями защиты конфиденциальной информации) также есть особые требования, но на них мы не будем специально останавливаться в данной статье.

— Есть ли еще какие-то требования, на которые стоит обратить внимание?

— Правообладатель должен подготовить проверочный экземпляр программного обеспечения и представить в заявлении ссылку на него. Этот момент часто становится неприятным сюрпризом для наших клиентов, так как далеко не каждый разработчик готов отправлять дистрибутивы своего продукта в государственные органы.

К проверочному экземпляру составляется пошаговая инструкция по развертыванию продукта (в ней можно указать контактные данные специалиста, который сможет вместе с экспертом развернуть программное обеспечение, если это потребуется). Да, вы все правильно прочитали, эксперты действительно будут проверять экземпляр вашего продукта и разбираться, как он работает, поэтому внутри экземпляра тоже все должно соответствовать действительности (правильно указаны названия правообладателя, логотипы, знаки copyright).

Помимо инструкции по проверке экземпляра, необходимо подготовить достаточно большой блок технической документации по продукту. С требованиями к таким документам можно ознакомиться в Методических рекомендациях на официальном сайте Реестра.

Кроме вышеописанных документов и экземпляра программного обеспечения, правообладатель также предоставляет адрес страницы сайта, на котором размещена информация о продукте. Это может быть, как основной сайт компании, так и отдельный сайт продукта при его наличии, но к сайтам тоже предъявляется несколько требований:

• Сайт должен принадлежать правообладателю. Принадлежность сайта можно проверить через сервис, а подтвердить — справкой от регистратора доменных имен. Нередко бывает, что по каким-либо причинам домен не принадлежит правообладателю (оформлен на другое лицо/на учредителя), в таких случаях необходимо предоставить документы, на основании которых информация о программном обеспечении размещается на таком сайте (например, договор об использовании доменного имени);

• На странице сайта должно быть размещено описание функциональных характеристик программного обеспечения и информация, необходимая для эксплуатации программного обеспечения;

• Страница сайта должна содержать: для «коробочных» решений — информацию, необходимую для установки программного обеспечения/для «SaaS» решений — уведомление, что программное обеспечение распространяется в виде интернет-сервиса, специальные действия по установке программного обеспечения на стороне пользователя не требуются;

• На сайте должна быть актуальная информация о стоимости программного обеспечения или сведения о возможности использования программного обеспечения безвозмездно. Необязательно указывать цены на сайте, ведь это достаточно непопулярная практика, можно указать, что информация о стоимости предоставляется по запросу.

Также при подаче заявления на включение в Реестр необходимо определить код и класс программного обеспечения в соответствии с классификатором, утвержденным приказом Минцифры № 486 от 22.09.2020.

— Сложна ли сама процедура подачи заявления в Реестр?

— С технической точки зрения процедура подачи заявления в Реестр достаточно проста, у обновленного сайта Реестра дружественный и понятный интерфейс. Все документы на включение в Реестр подаются в электронной форме на официальном сайте Реестра, предоставления бумажных экземпляров не требуется.

Для подачи заявления в Реестр у заявителя должен быть квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, специализированное программное обеспечение для подписания документов (например, Крипто ПРО, Крипто АРМ), а также подтвержденная учетная запись на портале Госуслуги (отдельная учетная запись для юридического лица).

Общий срок включения программного обеспечения в Реестр согласно обновленным правилам — около 30 рабочих дней с момента подачи заявления, в которые входит как так называемая «формальная проверка», так и «экспертная проверка». На этапе формальной проверки проверяется только соответствие формы заявления установленным правилам (все ли данные указаны, все ли обязательные документы приложены), а на этапе «экспертной проверки» ваше заявление уже попадает к эксперту, который будет проверять и юридическое, и техническое соответствие продукта вышеописанным требованиям. Именно на этапе «экспертной проверки» заявителю могут быть направлены запросы с целью получения дополнительных пояснений и документов. Такие запросы продлевают срок регистрации на 20 рабочих дней, которые даются заявителю на ответ.

Тем, кто хочет получить льготу по НДС в следующем налоговом периоде, важно учитывать вышеуказанные сроки.

Если в процессе проверки экспертом выяснится факт представления подложных документов или недостоверных сведений, то в течение следующих 12 месяцев повторно подать заявление не получится, поэтому мы всегда обращаем внимание на то, чтобы в Реестр были представлены достоверные сведения о правообладателе и самом продукте.

— Что делать с новыми версиями продукта?

— В виду специфики сферы разработки программного обеспечения клиенты часто задаются вопросом по поводу необходимости включения в Реестр очередной версии продукта после ее создания.

Новую версию программного обеспечения необходимо включать в Реестр только в том случае, если у такой версии появляются новые функциональные характеристики, а значит, меняется класс программного обеспечения или же существенно меняется технологический стек. Также новое заявление необходимо подать, если правообладателем новой версии программного обеспечения будет иное лицо, отличное от правообладателя.

— Льгота следует за ПО?

— Если программное обеспечение включено в Реестр, то предоставление такого программного обеспечения по сублицензии также не будет облагаться НДС. Право на освобождение от уплаты НДС следует за программным обеспечением, а не за правообладателем.

Вместо заключения

Процедура включения в Реестр является достаточно долгой, требует основательной подготовки как с юридической стороны, так и с технической стороны. Но, как показывает наша практика, если изначально правильно подготовить все документы и экземпляр продукта, предоставить достоверные и полные сведения, не дав экспертам Реестра поводов для сомнений и дополнительных запросов, можно пройти данную процедуру без лишних затрат времени и нервов.

Если, прочитав статью, вы поняли, что у вас остались вопросы или у вас есть необходимость включить ваш продукт в Реестр, мы будем рады помочь вам в сопровождении этого процесса.

N.B. Информация, содержащаяся в данной статье, актуальна на дату публикации. Нормативно-правовая база и практика могут в любой момент измениться, что необходимо отслеживать и учитывать при подготовке к включению в Реестр.